Cuatro claves para planificar un evento corporativo

Con la pandemia controlada y con el regreso a la antigua normalidad, no es sorpresa que los eventos corporativos presenciales también estén pegando la vuelta. Si bien se ha encontrado un espacio muy útil, rápido y accesible en el Internet y en los eventos virtuales, el contacto directo ofrece beneficios inigualables para la empresa y los asistentes.

Por esta razón, muchas empresas, marcas y organizaciones ya están planificando nuevas presentaciones de productos y servicios, congresos y talleres educacionales, ruedas de prensa, etc.

Las alternativas y oportunidades son las mismas de antes y necesitamos aprovecharlas al máximo. Por eso, desde Reiva, queremos compartir contigo cuatro claves para que tu empresa pueda planificar un evento corporativo exitosamente.

Trazar las metas generales del evento

Toda estrategia necesita de un proceso de planificación inicial y los eventos corporativos no son la excepción. Con tantas aristas a su alrededor, es crucial tener claras las metas de la marca.

Primero, ¿cuál es el objetivo principal del evento corporativo? ¿Qué quieres lograr? Aquí te dejamos algunas ideas:

• Lanzamiento de un nuevo producto y servicio.
• Talleres de capacitación y entrenamiento para trabajadores.
• Seminarios para un público profesional.
• Networking profesional y corporativo.
• Ruedas de prensa para comunicar y reforzar la imagen de marca.
• Reuniones de integración corporativa.

Las alternativas son muy variadas y no se limitan a estas opciones. Además, al tener en cuenta cuál es la clase de evento y metas que quieres cumplir, te será más fácil identificar el público objetivo al que te dirigirás. Luego de ello, podrás delimitar el lugar, las fechas y los horarios del evento.

Definir los contenidos a tratar en el evento

Ahora que ya tienes claras las bases del evento y conoces al público objetivo, pensemos en qué ofrecerás durante tu evento corporativo. En esencia, necesitas definir las actividades a realizar, así como los principales hitos y hasta la forma en la que se animará el evento.

Asimismo, identifica a los ponentes ideales y desarrolla junto a ellos los contenidos y temas principales a exponer. Esto es de especial importancia si el evento es un congreso, seminario o taller de capacitación, pues necesitas ofrecer información oportuna y de calidad al público al que te dirigirás.

Desarrollar un plan de comunicación sobre el evento

Con una buena estrategia de comunicación, podrás llegar a un gran número de personas y compartirás información esencial antes, durante y después del evento. Por eso, es importante incluir campañas de esta categoría durante toda la etapa de planificación.

• Antes del evento: Identifica los principales canales de comunicación para tu evento y desarrolla contenidos apropiados para el medio que utilizarás. Entre los medios más destacados encontramos el mailing, redes sociales, sitios web, prensa, boleterías físicas y virtuales, etc. Además, los contenidos pueden ser copys, artículos, infografías, videos o podcasts. 
• Durante el evento: Esta etapa es importante para atraer a los interesados que aún no han conseguido una entrada o no se han inscrito. También, es el momento perfecto para compartir información relevante sobre el evento, como actualizaciones, llegada del público y los ponentes, fotos y videos del momento, etc.
• Después del evento: La comunicación no debe detenerse tras la finalización del evento. En este momento, será ideal agradecer a todos los invitados y asistentes, recoger sus comentarios y opiniones, compartir fotos y videos sobre el evento, presentar entrevistas, ofrecer incentivos para próximos eventos a los asistentes y al público que no asistió, etc.

Evaluar los resultados del evento

El análisis de los resultados es muy importante tanto para medir el éxito de tu evento corporativo y para identificar las oportunidades de mejora para los próximos. Tanto el feedback externo como el interno serán, sin duda, la base para planificar uno mucho mejor que el anterior.

Por ello, debes analizar los factores relacionados al evento según los objetivos planteados al inicio de todo este proceso. Estas pueden ser:

• Los gastos incurridos en relación con el presupuesto.
• El número de asistentes durante todo el evento.
• El impacto del evento en los principales medios de comunicación.
• Las interacciones entre la marca y el público en redes sociales.
• La percepción general del evento.

 

Reiva es una agencia de comunicación especializada en el desarrollo de eventos corporativos presenciales y virtuales. Si deseas planificar un evento y necesitas nuestra asesoría, no dudes en comunicarte con nosotros.